【エンジニアブログ】国内有数の日本Microsoft社パートナー企業が語る、Power Automateによる業務効率化の最前線(後編)

こんにちは。パーソルプロセス&テクノロジーでアーキテクトを務めております藤谷です。

前回の記事では、私たちの組織で日ごろどのような業務をしているか、そしてその効率化のためにMicrosoft社のPower Automateという製品を採用することになったのはなぜか、この2点をご説明させていただきました。

前回に続き、今回は私たちが業務の自動化のために構築している(運用中+企画中)のものをご紹介させていただきます。

<前編はこちら>

ppt-ssol.hatenablog.com

どんなときに使える? 具体的には?

前回記事でお話したとおり、Power Automateは、一般的には、次のようなケースで活用できます:

・依頼(申請)内容の抜け漏れなくしたい
・承認フロー(○○申請~○○承認~○○実施)の逸脱や対応漏れをなくしたい
・ 毎週○曜日にお決まりのタスクをさせたい
・依頼(申請)をきっかけにお決まりのタスクをさせたい
・作業の成果をTeamsやSharePointに自動で反映させたい
・Teams、SharePoint、Forms、Excel等の機能を協調させて利用したい

「知らなくてはならない事項(ナレッジ)や守らなくてはならない事項(ルール)」を習熟していない方でも業務を実施できるようになりますし、定期的な業務を自動化することにより生産性(速度)や品質(正確さ)の向上までを狙えます。

ではもう少し具体的な例をみてみましょう。
私たちが業務の自動化のために構築している(運用中+企画中)のものを表にまとめてみました:

画像2

例として#2を図式的に示すと以下のようになります:

画像2

私の所属する部署では、有志による勉強会の企画を促し、可視化し、共有リソース化するため、勉強会情報登録の制度を運用しています。
この制度は顧客の要望を叶えるために必要な多種多様な技術要素、組織規模拡大に伴い求められるプロジェクト・マネージメントやITサービスマネジメントといった方法論の知識、それらの学習を支援するためのものです。
#2はそれを支える仕組みです。業務フローのモデル化、新しいルール作り、Power Automateによる開発で、だいたい1・2週間くらいかかったでしょうか。

この仕組みにより、勉強会開催に伴い実行すべき様々なツールを用いた多くの作業が自動化され、勉強会を企画する方、参加される方、それにアンケート集計などのフォローをする方々(これは私です笑)、それぞれの作業が最小限にできました。
私の所属する部署では、この仕組みを使って毎月20回前後の勉強会が開催されています(勉強会の準備なども含めると、毎月40回以上この仕組みを活用されています)。

通常勉強会を開催するのに必要な手間を抑えつつ、勉強会登録制度の運用をするために追加で発生する手間も極小化する。もしこの仕組みがなければ、1つの勉強会開催毎に発生する企画役やフォロー役の負荷は相当なものになっていたはずです(数時間 × 勉強会数 ≒ 数十時間~百数十時間)。
また、実際にどれくらいの手間が抑制できるかとは別に、「簡単そうだからやってみよう」という気持ちの面で企画を後押しすることもできているのではないかと思います。

実際に活用してみてどうだったか?

前掲図をご覧になるとおわかりになると思いますが、Power Automateによる自動化は、従来人間同士のネットワークで実現してきた業務を、Microsoft 365製品同士のネットワークで再構築するような具合になります。

この点、もともと社内ではTeamsをはじめMicrosoft 365の製品を活用して業務が行われていたため、Power Automateは構築する側にも利用する側にも(比較的)敷居が低く、業務効率化に効果的でした。

一方で、どんなツールにも言えることですが、Power Automateにも難点はあります(一部はQiitaで対策をご紹介しています):

◆技術的難易度(いうほどローコードではない)
 ・実際上JSONJavaScript、TypeScriptの知識が必須
  ・Microsoft 365グループのようなMicrosoft 365独特の概念の理解が必要
 ・画面で業務フローを組み立てるより、関数で式を組み立てている時間の方が長い
 ・SharePointが公開するRESTful APIを活用できるだけのHTTPやそれをベースとした技術要素を応用することができる能力が必要
◆機能の不足や不備(工夫したり我慢したりする心が必要)
・ソート(並び替え)や正規表現マッチのような一般的機能が組み込み提供されていない
・ステップごとのデバッグや検証ができない
・原因究明困難なへんてこなエラーメッセージが多い
・「プレビュー」版(動作保証なし)の機能がかなり多い
・Power Automate自体の不具合にしばしば遭遇する

こうした技術的難易度や機能不足不備のことを踏まえると、Power Automateの実質的な想定ユーザーというのは「1・2年以上のJavaScript開発経験があり、技術的な素養を身に着けている方」ということになると思います。

ともあれ、前述の通り日頃の業務の中で技術的な挑戦をする機会の多い部署ということもあり、こうした技術的な課題の克服に苦手意識を持つ人が少ないので、本質的な問題ではないかなと考えています。

おわりに

今回はPower Automateの事例をご紹介しました。みなさんの業務改善のささやかなヒントとしていただければ幸いです。

前述の通り、私の所属する部署では多種多様な技術に触れる機会があります。挑戦や工夫の機会もたくさんあります(自動化のネタとして触れましたが、勉強会もたくさん開催されています)。

この記事を読んでくださったみなさんの中に、私たちといっしょに働いてみたいとお思いになられる方がいらっしゃったらうれしい限りです。

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最後まで記事をご覧頂きありがとうございました🙇

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